„5 Sterne Kommu­nikation“ in Projekten – 7 Top Tipps für schwierige Gesprächs­situationen

Sie haben Ihr Projekt gut aufgesetzt. Das Projektdreieck aus erwarteten Ergebnissen, Budget und Zeit zeigt sich sinnvoll, ausgewogen und absolut machbar. Sie freuen sich auf das Projekt und sind allerbester Dinge.

Und dann: Schon in den ersten Gesprächen mit dem Kunden oder im Team merken Sie, dass es nicht so gut läuft. Da ist Sand im Getriebe, die Chemie stimmt vielleicht an der einen oder anderen Stelle nicht, plötzlich werden Erwartungen deutlich, die nie ausgesprochen wurden, Annahmen wurden getroffen, die nicht einkalkuliert sind und so weiter, und so weiter…

Alles kein Beinbruch und in jedem Projekt – so zumindest meine Erfahrung – tauchen solche Themen auf. Und wir regeln das auch … irgendwie. Oft mit einem großen inneren Widerstand, weil wir die Situation als unangenehm empfinden, weil sie uns viel Energie kostet, weil die Klärung Zeit braucht – oft auch mehrere Runden dauert. Manchmal sind wir unsicher, wie wir die Dinge am besten ansprechen, dann wieder fehlen uns die richtigen Worte und manchmal gibt es auch Tage, an denen wir sowieso schon unter Druck sind und wir treffen nicht den richtigen Ton. Das alles ist anstrengend und eigentlich brauchen wir unsere Kraft im Projekt für andere Dinge. Wir wollen klar und stark sein.

Wenn für Sie gerade so ein Tag ist, an dem Sie denken: Ich brauche JETZT sofort eine Idee, dann habe ich 7 Top-Tipps für schwierige Gesprächssituationen für Sie: 

#1 Verständnis

„Ich habe verstanden …und ich kann mir vorstellen“ statt Augenrollen, Kopfschütteln und Abwinken.

Es heißt nicht, „Ich bin einverstanden“, sondern signalisiert, dass Sie zuhören, den Punkt aufgenommen haben und in Ihren Überlegungen berücksichtigen.  Dennoch geben Sie hier ein Signal, eines gemeinsamen Verständnisses – das ist eine gute Basis für das weitere Gespräch.

#2 Zuhören und Fragen stellen

Hören Sie zu, fassen Sie zusammen und dann fragen Sie: „Was ist aus Ihrer Sicht der wichtigste nächste Schritt? Welches Ergebnis wünschen Sie sich?“

Fragen Sie solange vertiefend weiter, bis Ihr Gegenüber etwas ganz Konkretes benennt, über dessen Erreichung Sie dann gemeinsam sprechen können. Hier geht es darum, an einen Punkt zu kommen, von dem aus Sie gemeinsam eine Lösung entwickeln können. Bleiben Sie geduldig beim Zuhören und Fragen.

#3 Konzentration auf die Sachebene

„Jede Nachricht hat 4 Seiten.“– F.Schulz v. Thun

Sie kennen vielleicht das Nachrichten-Quadrat. Entscheiden Sie sich aktiv für die Sachebene in der Nachricht. Was ist Fakt? Was wurde genau gesagt. Egal, was Sie zwischen den Zeilen (angeblich) hören – filtern Sie die Sachinformation heraus und reagieren Sie nur auf diese. Sie verhindern an dieser Stelle, dass Sie über die vermeintliche Botschaft „zwischen den Zeilen“ emotional werden und das Gespräch weiter eskaliert. Im schlimmsten Fall ärgern Sie sich später mehr über das, was Sie gesagt oder wie Sie sich verhalten haben, als das, was Sie in das Gesagte Ihres Gegenübers hineininterpretiert haben.

#4 Nein sagen

Sagen Sie NEIN! Klar in der Sache – freundlich im Ton. Ein Nein zu dem Anliegen eines anderen ist oft ein Ja zu Ihnen selbst. Und die Gründe, warum wir Ja sagen, obwohl wir „Nein“ wollen, liegen in der Regel nicht in der Sache. Legen Sie sich Strategien zurecht, die deutlich machen, dass Sie „nein“ zu der Sache und nicht zu der Person sagen.

#5 Verbindliche Vereinbarungen treffen

Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen. Unverbindlichkeit führt zu Unzufriedenheit. Sagen Sie ganz konkret was von wem bis wann gemacht werden soll und in welcher Form das Ergebnis zur Verfügung gestellt wird. Nennen Sie auch die Konsequenzen, die eine Nichteinhaltung für das Projekt haben wird. Fassen Sie in dem Gespräch die Vereinbarung noch mal in einem Satz zusammen, schreiben Sie diesen ins Protokoll oder in eine E-Mail als Erinnerung. Nehmen Sie auch Ihren Kunden und Ihre Teammitglieder in die Pflicht und gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

#6 Gemeinsame Sprache sprechen

Kommunikation ist wie tanzen. Zusammen geht es nur, wenn wir uns auf das Verbindende einigen. Holen Sie Ihre Gesprächspartner da ab, wo sie stehen, in der Sprache, die sie verstehen und machen Sie deutlich, dass Sie ihre Interessen verstanden und „auf dem Zettel“ haben. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Ihre Aufgabe im Projekt sehr fachspezifisch ist und ganz eigene Ausdrücke hat. Wenn Sie diese benutzen, stellen Sie sicher, dass Sie sie kurz erläutern. Und gleiches gilt für andere Projektbeteiligte: Fragen Sie nach, wenn Sie einen Ausdruck oder eine Abkürzung nicht kennen.

#7 Die ultima ratio: Unterbrechung

Wenn eine Gesprächssituation zu eskalieren droht oder Sie sich komplett überfordert fühlen, dann unterbrechen Sie die Situation. Sagen Sie: „Einen Moment bitte – ich bin in zwei Minuten wieder da!“ Gehen Sie raus, laufen Sie ein paar Schritte, atmen Sie tief ein und aus. Das beruhigt Sie emotional und schafft dem Verstand wieder Raum zum Nachdenken. Alle haben sich etwas beruhigt und vielleicht kommen Sie sogar mit einer guten Idee zurück in den Raum!

Wie wäre es, wenn Sie in Zukunft schwierigen Gesprächssituationen in Projekten mit der gleichen Sicherheit und Leichtigkeit begegnen könnten, wie Sie das jetzt schon bei den Vorgehensmethoden, inhaltlichen Themen und Entscheidungen machen? Wieviel Energie könnten Sie dann an anderer Stelle einsetzen? Wie wieviel besser würde sich dann Ihr Leben als Projektmanager.in anfühlen?

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